Inleiding

AR en TV De Adelaar (hierna ‘De Adelaar’) gevestigd aan Sportpark Orderbos 27, Apeldoorn heeft als kernactiviteit het faciliteren en organiseren van wielersportactiviteiten. Bij deze activiteiten verwerken we persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, evenementen en wedstrijden en persoonsgegevens van contactpersonen in het kader van overeenkomsten.

We zijn ervoor verantwoordelijk om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Daarbij moeten we voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. We willen o.a. transparant zijn over het soort gegevens, dat wij verwerken, de doelen voor die verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten betrokkenen hebben ten aanzien van de eigen gegevens.
In dit Privacy statement informeren we u hierover.

1. Soorten gegevens

1.1 Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
- gegevens van leden, zoals lidnummer, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer en of een lid basislid is van de KNWU of de NTFU;
- gegevens van deelnemers aan clinics en (opstap)trainingen die door De Adelaar worden georganiseerd, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, en e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer en telefoonnummer voor noodgevallen;
- gegevens van deelnemers aan toertochten die door AR en TV De Adelaar worden georganiseerd, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en NTFU- of KNWU-lidmaatschapsnummer;
- gegevens van deelnemers aan en uitslagen van wielerwedstrijden die door De Adelaar onder auspiciën van de KNWU of UCI worden georganiseerd, zoals naam, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, wielervereniging, chipnummer, UCI-code, licentienummer, bondsnummer en wedstrijdcategorie;
- gegevens van deelnemers aan fietstochten voor senioren die door De Adelaar worden georganiseerd in het kader van maatschappelijke betrokkenheid;
- e-mailadressen en namen van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar op de website www.adelaar.org en de websites van de KNWU en de NTFU;
- IP-adressen van bezoekers van onze website met behulp van Google Analytics;
- foto’s, filmpjes en namen van leden en deelnemers aan evenementen, tourtochten en (internationale) wedstrijden op onze website en op social media;
- persoonsgegevens van contactpersonen in overeenkomsten van De Adelaar met derde partijen.

2. Doelen van de verwerking van onze gegevens
 
2.1 Wij verwerken persoonsgegevens gericht op o.a. de volgende activiteiten:
- het maken van (geanonimiseerde) statistieken binnen onze vereniging (man/vrouw/leeftijd);
- het indelen van leden naar (wedstrijd)teams;
- voor het inschakelen van vrijwilligers;
- het organiseren van wielerwedstrijden en het publiceren daarover, waaronder het vermelden van uitslagen daarvan op onze website en op social media;
- het organiseren van toertochten voor leden en niet-leden;
- het organiseren en faciliteren van fietstochten voor senioren in het kader van onze maatschappelijke betrokkenheid;
- het versturen van nieuwsbrieven aan leden en externe betrokkenen;
- het aanmelden van leden als basislid van de KNWU of NTFU;
- het innen van de verenigingscontributie (inclusief de contributie van de KNWU of de NTFU);
- het publiceren en vindbaar maken van de contactgegevens van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar;
- het registreren van bezoekersaantallen van onze website.
 
3. Rechtsgronden voor verwerking van gegevens
 
3.1 Wij gebruiken tenminste de volgende gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:
- de uitdrukkelijke toestemming van betrokkenen om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken;
- voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze verenigingsactiviteiten of die van een derde. Wij maken hierbij steeds de afweging tussen jouw belangen en die van De Adelaar. Ons belang, het zorgvuldig uitvoeren van het lidmaatschap tussen leden en De Adelaar, staat voorop. Mochten er andere belangen gelden, die mogelijk ten nadele kunnen zijn voor iemands privacy, dan zullen wij dit vooraf met betrokkene(n) bespreken en die hierin bepalend en doorslaggevend zijn.

4. Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens
 
4.1 Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van het lidmaatschap of de overeenkomst.  Gegevens die tijdelijk nodig zijn worden vernietigd, zodra de verwerking hiervan niet langer noodzakelijk is.
 
5. Informatie, wijziging en bezwaar
 
5.1 Je hebt specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens.

5.2 Dat geldt zeker ook voor de volgende onderwerpen:
- of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
- de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken;
- inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- bezwaren tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
- aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
- beperking van jouw persoonsgegevens;
- verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
- overdracht van jouw persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie uitsluitend op jouw verzoek;
- vragen over de inhoud van dit Privacy statement.
 
5.3 Het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is zullen we dit gemotiveerd laten weten. 

6. Beveiliging van jouw gegevens
 
6.1 Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens die we verwerken te beveiligen.
 
7. Verstrekken van gegevens aan derden
 
7.1 Wij verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

7.2 Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de verleende diensten verstrekken wij jouw persoonsgegevens mogelijk wel aan de volgende personen of partijen:
• personen en instanties die op grond van een wettelijke verplichting geïnformeerd moeten worden.
• NTFU (Nederlands Toer  Fiets Unie). De Adelaar is als vereniging lid van de NTFU. Leden van De Adelaar die dit bij hun aanmelding als Adelaarlid als zodanig hebben aangegeven, worden via de vereniging basislid van de NTFU en verzekerde van de daaraan gekoppelde schadeverzekering. De Adelaar deelt in dat kader de volgende persoonsgegevens met de NTFU: naam, geslacht, geboortedatum, adres, (mobiele)telefoonnummer en e-mailadres. Voor het publiceren en vindbaar maken van de contactgegevens van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar worden e-mailadressen en namen van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar met de NTFU gedeeld. Het privacybeleid van de NTFU kun je vinden op de website ntfu.nl;
• KNWU (Koninklijke Nederlandse Wielren Unie). De Adelaar is als vereniging lid van de KNWU. Leden van De Adelaar die dit bij hun aanmelding als Adelaarlid als zodanig hebben aangegeven, worden via De Adelaar basislid van de KNWU en verzekerde van de daaraan gekoppelde schadeverzekering. De Adelaar deelt in dat kader de volgende persoonsgegevens met de KNWU: naam, geslacht, geboortedatum, adres, (mobiele)telefoonnummer en e-mailadres. Voor het publiceren en vindbaar maken van de contactgegevens van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar worden e-mailadressen en namen van bestuursleden en andere contactpersonen van De Adelaar met de KNWU gedeeld. Het privacybeleid van de KNWU kun je vinden op de website www.knwu.nl;
• Onze ICT-dienstverlener Banster die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerkt;
• De Adelaar heeft de verwerking van de financiële administratie uitbesteed aan Administratiekantoor Schiphorst. Met hen worden alle gegevens gedeeld die van belang zijn voor de verwerken van onze financiële administratie.
Het privacybeleid van de Administratiekantoor Schiphorst kun je vinden op hun website www.schiphorst.net;
• met de Rabobank worden uitsluitend de gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor de inning van de verenigingscontributie via automatische incasso.

7.3 Externe partijen die onze gegevens verwerken
Partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Waar de regelgeving dit vereist, leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.
• De verwerking van persoonsgegevens in de Adelaar-ledenadministratie vindt plaats op basis van afspraken in een door De Adelaar en Banster afgesloten verwerkersovereenkomst.
• De inning van de contributie via de Rabobank vindt plaats op basis van een Rabo Euro-incasso overeenkomst.
• De verwerking van de door De Adelaar met de NTFU gedeelde gegevens vindt plaats op basis van afspraken in een door De Adelaar en de NTFU afgesloten verwerkersovereenkomst.
 
• Wijzigingen van de Privacy statement
 
o Het kan voorkomen dat we dit Privacy statement in de toekomst wijzigen. Op onze website vind je steeds het meest actuele statement.
 
• Klachtrecht
 
o Ben je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten als lid? Neem dan in ieder geval contact met onze AVG-contactpersoon via secretaris@adelaar.org.
 
o Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.